Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung routenplaner24

Jeder Unternehmer und Arbeitnehmer wird bei diesem Thema hellh├Ârig. Alle haben schon davon geh├Ârt, dass Arbeitgeber luxuri├Âse Hotels zahlen und sich die Kosten daf├╝r einfach von der Steuer R├╝ckerstatten lassen. Ger├╝chte von s├╝ndhaft teuren Abendessen sind im Umlauf, wof├╝r der Arbeitgeber von irgendwem die Rechnung ├╝bernimmt und dann noch von der Steuer absetzt. Ganz so einfach ist das in der Realit├Ąt allerdings selten. Wer sich als Arbeitgeber oder Unternehmer Reisekosten r├╝ckerstatten lassen m├Âchte, muss sich an strenge Regularien halten und sollte sich umfassend informieren. Ansonsten kann es sein, dass man entweder gar kein Geld erstattet bekommt, oder dass man zwar eine R├╝ckerstattung erh├Ąlt, diese im Falle einer Betriebspr├╝fung aber genauso schnell wieder verliert. Daher ist eine stichhaltige Reisekostenabrechnung immens wichtig, um R├╝ckerstattungen nutzen zu k├Ânnen.

Die Kategorien

Reisekosten werden in vier Kategorien eingeteilt, die bei einer Reisekostenabrechnung jeweils anders belegt oder ausgewiesen werden m├╝ssen. Die Kategorien lauten:

  1. Fahrtkosten

Am einfachsten ist es nat├╝rlich, wenn man eine Gesch├Ąftsreise mit Bus, Bahn oder Flugzeug oder einem anderen vergleichbaren Transportmittel unternimmt, das exakte Preise pro Fahrt angibt. Hier muss man lediglich die Rechnung aufbewahren, um die Kosten f├╝r die Fahrt in voller H├Âhe absetzen zu k├Ânnen. Ein wenig aufw├Ąndiger ist es, wenn man eine Fahrt mit dem Firmenfahrzeug unternimmt. Hier muss ein ordentliches Fahrtenbuch gef├╝hrt werden, um die genauen Kilometer absetzen zu k├Ânnen. Noch komplizierter kann es werden, wenn man mit einem privaten Kfz unterwegs ist. Dann kann man einen individuellen Kilometersatz verwenden, um die abzusetzenden Kosten zu berechnen.
F├╝r diesen individuellen Kilometersatz addiert man alle Kosten, die j├Ąhrlich f├╝r das Fahrzeug anfallen und teilt sie durch die j├Ąhrlich gefahrenen Kilometer. Zu diesen anfallenden Kosten z├Ąhlen auch Abschreibung, Zinsen, Versicherung, Reparaturen, Steuer, Wartung, Miete f├╝r Stellplatz und Garage, sowie Treibstoffkosten. Mit diesen Faktoren werden die Kosten pro Kilometer exakt ausgerechnet und absetzbar gemacht. Besonders bei hochwertigen Autos mit hohen Spirt-, Reparatur und Versicherungskosten kann sich diese Berechnung lohnen.
Allerdings muss es nicht so aufw├Ąndig sein. Es gibt auch die M├Âglichkeit, die Fahrtkosten mit einem pauschalen Kilometersatz abzugelten. Dieser Pauschbetrag liegt f├╝r Kfz bei 0,30ÔéČ pro Kilometer, bei anderen Fahrzeugen darunter (bei einem Motorrad betr├Ągt er beispielsweise 0,20ÔéČ pro km).

  1. Verpflegungsaufwendungen

Die h├Âheren Verpflegungskosten, die man als Reisender zu tragen hat, werden steuerfrei pauschal erstattet. Die H├Âhe der Erstattungen richtet sich nach Dauer der Reise und Land des Aufenthalts. Wer in Deutschland mindestens 8-12 Stunden verreist, dem stehen 12ÔéČ zu, ab 24 Stunden sind es 24ÔéČ. Diese S├Ątze gelten t├Ąglich bis zu einer Maximaldauer von drei Monaten an derselben ausw├Ąrtigen T├Ątigkeitsstelle.

Im Ausland gelten andere S├Ątze. Diese ver├Âffentlicht das BMF in regelm├Ą├čigen Schreiben.

  1. ├ťbernachtungskosten

Hier hat man die Wahl, entweder nach einem pauschalen Satz oder nach Beleg abzurechnen. Der Pauschsatz wird ebenfalls je nach Land vom BMF festgelegt und betr├Ągt derzeit f├╝r Deutschland 20ÔéČ.
Allerdings ist hier Vorsicht geboten: Oft sind auf Belegen die Kosten f├╝r ein Fr├╝hst├╝ck mitenthalten. Dieses ist jedoch Teil der Verpflegung und mit der Pauschale f├╝r Verpflegungsaufwendungen bereits abgegolten. Bei Inlandsreisen werden daher 4,50ÔéČ vom Belegbetrag einer ├ťbernachtung abgezogen, bei Auslandsreisen pauschal 20%.

  1. Reisenebenkosten

Sie d├╝rfen in voller H├Âhe abgerechnet werden, sofern man die entsprechenden Belege vorweisen kann. Zu diesen Kosten, die bei einer Reise nebenher anfallen, z├Ąhlen unter anderem Geb├╝hren f├╝r Maut, Parkpl├Ątze, Gep├Ąckabgabe und Fahrtkosten (am Reiseziel).

 

Generelle Formalia

Eine Reisekostenabrechnung muss stets Auskunft dar├╝ber geben, wer die Gesch├Ąftsreise unternommen hat, wie lange sie genau (inkl. Datumsangaben) stattgefunden hat und was der genaue Anlass und das Reiseziel waren. Von einer Dienstreise spricht man dabei, sobald das Reiseziel au├čerhalb der Stadt des Standorts des Unternehmens liegt, in dessen Interesse die Dienstreise unternommen wird.
Nach den generellen Angaben folgt eine Auflistung der einzelnen Kosten. Hier gilt grunds├Ątzlich, dass jeder Beleg der Reisekostenabrechnung beigef├╝gt werden muss, dessen Kosten nicht mit einem Pauschalbetrag abzugelten sind. Ohne die beigef├╝gten Dokumente wird das Finanzamt die Abrechnung anzweifeln und eine R├╝ckerstattung ablehnen, sofern man die Belege nicht nachreicht.

Auch wenn es keine rechtlichen Vorgaben f├╝r eine Reisekostenabrechnung gibt, sollte man im eigenen Interesse stets auf gute ├ťbersichtlichkeit achten. So erleichtert man der Buchhaltung, dem Finanzamt und ggf. Bilanzpr├╝fern die Arbeit. Diese Stellen nicht gegen sich aufzubringen, ist als Unternehmer und Unternehmen sehr wichtig. Rein theoretisch k├Ânnte man seine Reisekostenabrechnung sogar handschriftlich auf einem normalen Blatt Papier durchf├╝hren, allerdings empfiehlt sich aus den genannten Gr├╝nden ein Vordruck. Auch um schlichtweg nichts zu vergessen, ist ein solcher sinnvoll. Der Gesetzgeber allerdings verlangt nicht einmal eine Unterschrift.

In Unternehmen, wo Dienstreisen allt├Ąglich sind, erfolgt die Reisekostenabrechnung meistens automatisiert. Das verringert die Fehlerquote und sorgt f├╝r Zeitersparnis bei den involvierten Personen. Wenn eine vollwertige Reisekosten-Software allerdings nicht rentabel ist, kann eine einfache Excel-Vorlage eine kosteng├╝nstige Alternative sein. Dank integrierter Formelfelder hilft sie enorm dabei, nichts zu vergessen.

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