Geschäftsreisen effektiv planen

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Jedes Unternehmen ist bestrebt, so effektiv und effizient wie möglich zu arbeiten, um den gewünschten Erfolg zu erzielen. Dieser minimale Aufwand bei maximalem Ertrag wird jedoch offenbar bei den zahlreichen Geschäftsreisen oftmals völlig vernachlässigt.

Dieses ist das Ergebnis einer Studie, die durch “Chefsache Business Travel” vorgenommen worden ist. Darin wird Professionalität in vielen Bereichen der Geschäftreisen in Abrede gestellt.
“Ein Großteil des Zeitverlustes, zum Beispiel lange Wartezeiten bei Anschlussverbindungen, verpasste Züge und Flüge oder unnütze Fahrten wegen schlecht gewählter Hotelstandorte, ließe sich durch eine effektive Planung im Vorfeld, das heißt ein professionelles Geschäftsreisemanagement, verhindern”, betont Stefan Vorndran, Vorsitzender des Ausschusses Business Travel des Deutschen ReiseVerbandes (DRV). Bei rund 164 Millionen Geschäftsreisen pro Jahr verlieren Deutschlands Unternehmen damit jährlich über 130 Millionen Stunden Arbeitszeit. Quelle: Studie “Chefsache Business Travel” Chefsache Business Travel des Ausschusses Business Travel des Deutschen Reise Verbands (DRV). (www.chefsache-businesstravel.de/presse/presseinformation-verlorene-zeit) Aufgrund des Ergebnisses dieser Studie, die als Richtlinie für das effektive Planen einer Geschäftsreise anzusehen ist, ist es daher sicherlich von erheblicher Bedeutung, die Vorbereitungen entsprechend professionell anzugehen, um Kosten und Zeit in hohem Maße einzusparen.

Effektive und effiziente Reisevorbereitung

Planung und Vorbereitung einer Geschäftreise sind von erheblicher Bedeutung und sollten daher effektiv und effizient durchgeführt werden. Insbesondere der Zeitfaktor spielt hier eine übergeordnete Rolle, denn bekanntermaßen kostet Zeit auch Geld. Bereits beim Koffer packen kann man diesem Ziel nahe kommen, in dem man mit einem geringen Aufwand und in kürzester Zeit die erforderliche Kleidung sowie das notwendige Equipment in den Koffer oder die Reisetasche packt. Idealerweise legt man zu diesem Zweck eine entsprechende “Checkliste” an, so dass bereits im Vorfeld sichergestellt, alles Wesentlich an Bord zu haben. Wissenswerte und nützliche Informationen zu diesem komplexen Themenbereich erhält man im Übrigen bei einem Besuch des Online Portals http://www.koffer-arena.de/eBook-Geschaeftsreisen-effektiv-planen-und-durchfuehren. Dort wird in einem kostenlosen Ebook übersichtlich und leicht verständlich veranschaulicht, wie man eine Geschäftsreise richtig planen sowie vor ? und nachbereiten sollte.
Weitere wesentliche Kriterien verinnerlichen

Ist der Koffer mit allem Notwendigen bestückt, ist es nun ebenso erforderlich, dass weitere wesentliche Kriterien verinnerlicht werden, die zu einer erfolgreichen Geschäftsreise beitragen. Dazu zählen folgende Kernpunkte

- Eine optimale Zeitplanung
- Wahl der Verkehrsmittel
- Die Auswahl des richtigen Gepäcks
- Reiseunterlagen, Ausweisdokumente
- Gesundheitliche Aspekte
- Übernachtung an den entsprechenden Destinationen

Hochqualifizierte Mitarbeiter zählen für die Unternehmen zu den wichtigsten Ressourcen. Von ihrem Verhandlungsgeschick und der Außendarstellung der jeweiligen Firma hängt es ab, ob es zu erfolgreichen Geschäftsabschlüssen kommen wird oder nicht. Neben den Kosten sollten die Unternehmen daher auch anderweitige Kriterien dabei berücksichtigen, wie beispielhaft Nachhaltigkeit und Sicherheit.

Das optimale Verkehrsmittel

Zumeist werden auf Geschäftsreisen Flüge genutzt, um das entsprechende Ziel zu erreichen. Aber auch die Fahrt mit der Bahn oder dem Pkw ist oftmals eine Alternative. Neben den Kosten für das Verkehrsmittel sollten auch die Anschlussverbindungen bereits vorab geprüft werden. Ebenso ist sich sicherlich vorteilhaft, im Vorfeld zu prüfen, wie in diesem Segment Zeit und Kosten sinnvoll kombiniert und eingespart werden können.

Die Auswahl des richtigen Gepäcks

Insbesondere auf Flügen gibt es für Koffer Einschränkungen für Größe, Anzahl oder Gewicht. Dieses ist sicherlich bei der Wahl der Airline zuvor auszuloten, damit bei Antritt des Flugs keine unnötigen Probleme entstehen. Für ein mögliches Abhandenkommen des Gepäcks empfiehlt es sich, Fotos von den Koffern und auch vom Inhalt zu machen, um dieses bei Schadensansprüchen oder einer Auffindung optimal belegen zu können.

An alle Dokumente und Reiseunterlagen denken

Auch in diesem Bereich kann bereits lange vor dem Start zur Geschäftsreise alles Notwendige überprüft und veranlasst werden, denn ohne die erforderlichen Dokumente und Reiseuterlagen wie zum Beispiel

- Ausweisdokumente (auch Pass und Visum)
- Führerschein
- Tickets
- Impfausweise
- Kreditkarten (aber auch Bargeld in der Landeswährung)

Gesundheitliche Aspekte Notwendige Medikamente und Impfungen sollten in keinem Reisgepäck fehlen. Aber auch Jetlag, hygienische Gegebenheiten vor Ort oder die klimatischen Bedingungen sollten rechtzeitig in die Planungen mit einfließen. Die Unterbringung Bei der Wahl der Unterbringung sollte an den unterschiedlichen Komfortstandard vor allem im Ausland gedacht werden. Kulturelle und sprachliche Aspekte sind natürlich ebenso in die Planungen mit einzubeziehen. Internetanschluss, Klimaanlage oder die Nähe zu den Treffen mit den Geschäftspartnern sind hierbei zudem zu berücksichtigen. Die Nachbereitung Nach der Rückkehr ist eine sorgsame Nachbereitung vorzunehmen. Die Reisekostenabrechnung und die getätigten Geschäftsabschlüsse zählen ebenso dazu wie das Revuepassierenlassen der Reise. Daneben sollte eine abschließende Checkliste gefertigt werden, in der die effektiven und effizienten Kriterien aufgeführt werden aber auch Punkte, die künftig vermieden oder verbessert werden müssen.

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